18 03 2015

Réunion du Comité Directeur du Club Alpin de Pau

18 mars 2015 à 19h

                 

Les membres du comité directeur se sont réunis à Pau sur convocation du président.

 

18 présents et 5 excusés (liste jointe)

 

Au programme :

- Approbation du dernier CR.

- Remise de médaille à BD.

- Fiches de postes responsables d’activité et note d’organisation des activités.

- Formation nouveaux encadrants et nombre de participants aux sorties.

- Point recrutement gardien Arrémoulit.        

- Point passation de pouvoirs trésoriers.

- Point Passe Montagne.

- Action « publics éloignés ».

- Réduction aux nouveaux adhérents qui vont s’inscrire en mai et au-delà….> 20%.

- Questions diverses :

- Réversion des 2/3 des cotisations des adhérents V.O à la section V.O.

- Stage à Rodellar.

- Achat d’un nouvel ordinateur.

 

En préambule à la séance, les événements suivants sont annoncés :

-Le vendredi 03 avril, collecte de fonds à La Grange (Berlioz) pour le projet d’aide pour le Mali en collaboration avec l’association Passe-Muraille. Il serait bien que des membres du CoDir soient présents.

-Une bourse aux vêtements est organisée par la Maison de la Montagne. Faire appel aux bonnes volontés par l’intermédiaire du site et avec l’appui de la commission communication.

-Le mercredi 08 avril, soirée géologie avec Géolval à la salle Hector

-Le dimanche 12 avril est programmée la journée « école de neige ». Ghislaine communiquera en ce sens.

 

I/ Approbation du dernier CR

 

Le CR des décisions votées au CoDir est désormais soumis à approbation au Codir suivant. Un relevé de décisions a été établi en ce sens.

Le président demande aux membres présents s’ils sont d’accord avec le relevé de décisions.

Le CR est approuvé à l’unanimité.

 

II / Remise de médaille à BD

 

Point sur la soirée de remise de médaille à Bernard Dorche. La salle d’expositions de la Cité des Pyrénées a été réservée, Michel Izquierdo se charge du buffet, Gaston remplacera le président en tant que maitre de cérémonie et un repas sera organisé après la réception pour Bernard, son épouse et différentes personnalités comme Georges Elzière, président de la F.F.C.A.M. et Raymond Courtial, responsable du patrimoine bâti.

Cette cérémonie aura lieu le jeudi 02 avril à 18h.

 

III/ Fiches de postes responsables d’activité et note d’organisation des activités

 

En plus des fiches de poste établies par le président pour l’alpinisme et l’escalade, celle de la spéléologie a été établie par Nicolas Gonthier et celle de la randonnée par Jacky Gaüzère.

Les autres restent encore à faire, tout comme le remplissage du tableau croisé proposé par le président lors du précédent CoDir. Il n’y a toujours pas de responsable communication …

 

IV / Formation nouveaux encadrants et nombre de participants aux sorties

 

Le point important de la soirée.

Après le résumé de l’appel téléphonique entre le président et Bénédicte Cazenave de la F.F.C.A.M, le visionnage du CR de la réunion de travail sur le nombre de participants du 11 février (document annexé) et la discussion entre les membres du Codir, le président propose de ne rien écrire, mais suggère aux responsables d’activités de réunir leurs encadrants et de leur parler des résultats de la réunion de travail et d’insister sur le fait que si rien ne peut être imposé, il serait bien de tenir compte de ces limitations et de prendre ça comme des « conseils de bon sens ».

Le nombre de participants initialement indiqué (sur la fiche papier ou dans l’agenda) ne devra pas être augmenté, puisque celui-ci aura été déterminé par l’encadrant en fonction de divers critères tels que, le niveau des participants, le type de collective, les conditions météo, les conditions de neige …

Les encadrants, tout comme les co-encadrants, doivent être diplômés par la F.F.C.A.M.

Il faudra revoir le cas des encadrants expérimentés mais non diplômés.

Pour pallier à une demande plus importante des participants, il faudra voir de quelle façon inciter la vocation de l’encadrement chez de nouvelles personnes et comment faire pour que les encadrants actuels proposent plus de sorties. Les cartes de cadres fédéraux seront remises avec plus de vérification de la part du président sur l’activité réelle des encadrants.

Une réunion de travail devra plancher sur la meilleure façon « d’intéresser » les encadrants. (Stages d’applications payés pour les encadrants, autres aides …) Cela sera mis à l’ordre du jour du CoDir de mai 2015.

La proposition est approuvée à l’unanimité.

 

V/ Point recrutement gardien Arrémoulit

 

Ci-après le communiqué d’André Eygun-Audap :

 

Le recrutement du gardien d’Arrémoulit se poursuit et va entrer dans sa dernière phase. 

Je remercie, Sonia et Bernard qui de par leur expérience passée et leur disponibilité m’ont particulièrement bien aidé.

Merci également à Amélie qui est venue nous conforter dans nos choix. 

Nous avons étudié pas moins de 11 dossiers de candidature, pour n’en retenir que 4 qui seront auditionnés. 

Pour cela, et suivant les recommandations de la F.F.C.A.M, nous avons constitué un jury restreint. Amélie nous a d’ailleurs incités à aller dans ce sens.

Suivant la nouvelle procédure de recrutement des gardiens, la fédération dépêche une personne auprès du jury le jour de l’entretien des candidats.

Nous sommes engagés cette année sur un système de réservation par internet propre à la fédé, mais celui-ci est relié au système de réservation de nos amis espagnols au travers du réseau Entrepyr.

Ceci a permis que nos deux refuges soient dotés de matériel informatique, de panneaux solaires et d’antenne satellitaire. Ceci ajouté à la situation du refuge exige également que le nouveau gardien ait une bonne maitrise de l’espagnol. André sera donc chargé de cette évaluation. 

Le jury sera donc constitué de Michel Dourthe, André Relat, Zora Habibi de la F.F.C.A.M et moi-même.

 

Après la mise en place d’une grille de notation, les candidats seront reçus vendredi 27 mars 2015.

Le CoDir laisse tous pouvoirs à la commission refuge quant au choix du gardien ; il est rappelé que le président de la F.F.C.A.M décide en dernier recours.

Le CoDir demande s’il est possible de procéder à des ouvertures avant et après période de gardiennage et s’il est possible de revoir à la hausse l’amplitude d’ouverture du refuge. La réponse est oui c’est dans le contrat des gardiens. A négocier lors de périodes favorables.

 

VI/ Point passation de pouvoirs trésoriers

 

Un point a été fait entres les 2 trésoriers, sortant et entrant.

Il a été demandé à Christine Saba de faire un point sur la trésorerie à mi exercice ; on en parlera lors du prochain CoDir.

Un point sera également fait avec Isabelle concernant la tenue de cahier de caisse et de recettes.

Le logiciel de comptabilité utilisé par Philippe Chirié sera conservé, tout du moins pour cette année, avant de basculer peut-être l’an prochain sur le programme du CD64, qui est une version multi postes et permettra d’être en phase avec le CNDS pour l’élaboration des demandes de subventions.

 

VII/ Point Passe Montagne

 

Le PM est en cours, Guillaume Chanchus a reçu l’ensemble des données.

Le nombre de sponsors est de 11 pour un total de 1 250.00 €.

Au vu du nombre d’exemplaire restés au club, le tirage sera réduit de 200 exemplaires pour n’être plus que de 800 exemplaires.

 

VIII/ Action « publics éloignés »

 

Suite à une demande de la F.F.C.A.M, il est demandé aux membres du CoDir une réflexion sur l’encadrement des « publics éloignés », et d’en faire part lors du prochain CoDir.

 

IX/ Réduction aux nouveaux adhérents qui vont s’inscrire en mai et au-delà….> 20%

 

Suite à la proposition de la F.F.C.A.M de pratiquer une réduction de 20% (hors assurance) pour les personnes qui adhèrent pour la première fois, et ce, en cours d’année (pour l’été généralement), il est demandé aux clubs quelle réduction ils se proposent de faire.

Le CoDir propose de pratiquer la même réduction de 20% que la F.F.C.A.M.

La proposition est approuvée à l’unanimité. Elle doit être confirmée par écrit à la F.F.C.A.M.

 

IX/ Questions diverses

 

- Réversion des 2/3 des cotisations des adhérents V.O à la section V.O.

Afin de régulariser ou tout de moins de mettre à nouveau par écrit (le PV original n’ayant pas été retrouvé) ce qui est appliqué depuis longtemps ; il est décidé de soumettre au votes la proposition suivante : Deux tiers de la cotisation part club, des adhérents de la Vallée d’Ossau sont remis à la section Vallée d’Ossau pour qu’elle puisse effectuer ses actions, le 3ème tiers demeurant au club pour la participation, notamment, du secrétariat aux tâches administratives de la Vallée d’Ossau.

La proposition est approuvée à l’unanimité.

 

- Stage à Rodellar.

Un stage jeune sera organisé à Rodellar (escalade et canyon) sous l’égide du CD64 et de l’école d’aventure. Le coût pour les participants est de 200 € pour la semaine. Un appel aux participants doit être lancé ainsi qu’un appel aux bénévoles. (Ceux-ci seront au pair) Il faut bien entendu qu’ils soient diplômés.

 

- Achat d’un nouvel ordinateur.

La proposition d’achat de Jacky Gaüzère n’est pas retenue, le président lui donnant un ordinateur en remplacement du très ancien du local matériel. Le président verra avec Fabien Veau pour que celui-ci lui fasse une proposition globale de matériel informatique pour le club. (Une imprimante en wifi par exemple)

 

Enfin, avant de clore ce CoDir, Romain Dhouailly nous annonce l’arrêt de sa participation au club, pour entreprendre une nouvelle carrière professionnelle qui ne lui laissera plus le temps pour le club.

L’ensemble du CoDir le remercie pour l’excellent travail accompli par des applaudissements nourris.

 

 

Fin du Comité Directeur à 21h45

Prochaine séance le 13 mai 2015 à 19h

 

 

                     Le Président                                                                       le Secrétaire général

                 Michel DOURTHE                                                                Jean LACAZETTE

CLUB ALPIN FRANCAIS PAU
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